Bir veritabanın yaratılmasına geçmeden önce uyulmasında ve gözönünde bulundurulmasında yararlı olacak bazı noktaları belirtelim. Bu kuralları özet olarak açıklarsak ;
Ø Veritabanının oluşturmadan önce yapılması gerekenler,
Ø Tabloların, alanların yaratılması ve kullanılmasında dikkat edilecekler,
Ø Tablolara erişim yöntemlerinin belirlenmesinde ki hususlar,
Ø Veritabanın entegre bir şekilde çalışması,
Ø Unutulmaması gerekenler,
Veritabanının oluşturmadan önce yapılması gerekenler,
1. Kurulacak veritabanın hangi amaca hizmet edeceği önceden kesinlikle bilinmelidir. Bilgisayarlar kullanılarak elle yapılan işleri daha hızlı ve daha doğru bir biçimde yapılması amaç olduğuna göre mevcut düzenin çok iyi analiz edilmesi gereklidir. Yapılan işleri yerinde görerek, yapan kişilerle konuşarak gerekli tüm dökümanları toplayarak, işlerin sırasını, önemini, önceliğini belirleyerek sahada çalışma yapılmalıdır.
2. Veritabanını oluşturacak olan nesneleri, detaya girmeden kullanım yeri, amaçlarına göre standart isimlendirilmelidir. Nesnelerin önüne veya sonuna belirleyici tanımlamalar koymak sonrasında inceleme ve geliştirmede yarar sağlayacaktır. Stok’la ilgili nesnelerin STK_, Personel ile ilgili olanların PER_ ile başlaması gibi veya parametre dosyalarına _PAR ekinin konulması. Bunun nesneler içinde kullanılacak olan alan isimlerinde de yapılması tavsiye edilir. Formların FRM, Query’lerin QRY, Reportların RPT ile başlaması bir bütünü anlamakta kolaylık sağlayacaktır.
3. Yaratılacak olan veritabanın ömrünün ne kadar olacağı belirlenmeli ve 2000 yılı örneğinde olduğu gibi sorun yaratacak kısıtlamalardan kaçınılmalıdır. Bugünün sorunlarına çözüm getirilmesine yönelik olarak hazırlanan çözümün gelecek zamanların ihtiyaçlarına da cevap verebilecek durumda olması kesinlikle gözden kaçırılmamalıdır.
4. Veritabanını oluşturan tabloların ve/veya alanların birbiriyle olan ilişkilerini gösterecek, gerektiğinde kontrol edilmesini sağlayacak data modelleme araçlarından yararlanılmalıdır.
5. Veritabanı kurulması sırasında ki tüm aşamalarda toplanan tüm bilgi kesinlikle kağıt üzerinde tutulmalıdır. Projenin her bölümünde oluşan sonuçlar, aksaklıklar yazılı hale getirilmelidir.
6. Oluşturulan veritabanının fiziksel uygulamaya geçilmeden önce mantık olarak kağıt üzerinde (hayal gücünüzü de kullanarak) test edilmeli, çalıştırılmalıdır.
7. Veritabanını oluşturan tabloların ve alanların belirlenmesinde girilecek olan bilgiler kadar istenen bilgilerin de ne olacağının önceden bilinmesi önemlidir. Bu amaçla hangi ekranların, hangi raporların kullanılması gerektiği iyice araştırılmalıdır. Özellikle kullanıcıların elle tutmuş oldukları dosyaları hazırlamış oldukları raporlar toplanmalı ve veritabanında ki tablo ve alanların bunları verebilecek şekilde düzenlenmiş olduğundan emin olunmalıdır.
8. Veritabanında tutulacak olan bilgilere erişim zamanlarının veya sıklıklarının ne olacağı önceden bilinmelidir. Hangi bilgiye sürekli erişilecek, haftalık veya aylık raporlarda ne olacak ? bu tür soruların önceden cevaplandırılmış olması hem veritabanının hem de programların kullanıcı ihtiyaçlarına cevap verecek şekilde hazırlanmasında yarar sağlayacaktır.
9. Tüm bu işlemler sırasında, belli dönemlerde ve uygulamaya geçilmeden önce kullanıcılarla bilgi alışverişinde bulunulmalı ve sonuçlar paylaşılmalıdır. Unutulmamalıdır ki kullanıcıların projeye dahil edilmediği, alınmadığı, sonuçların paylaşılmadığı durumlarda bir karşı konulmayla karşılaşılacaktır.Bunun da sonucu yapılan her türlü uygulamalar başarısız olarak nitelendirilecektir.
Tabloların, alanların yaratılması ve kullanılmasında dikkat edilecekler,
1. Her zaman yaratılmakta olan tabloların, alanların değişebileceği unutulmamalıdır. Bundan dolayı tasarım sırasında ki tüm değişikliklerin nedenleri, ne içinleri yazılı bir biçimde kayıt altında tutulmalıdır.
2. Tablo isimleri ve tablo içindeki alan isimleri açıklayıcı ve belirleyici olmalıdır. Birden fazla tabloda yer alacak olan alanlar varsa bunlar bütün tablolarda aynı isimlerle kullanılmalıdır. Örneğin stok_no alanı bütün stok tablolarında ep aynı isimle yer almalıdır. Alan isimlerinin öncesi veya sonrasında takılar takılması alan isimlerinin anlaşılmasında kolaylık sağlayacaktır. Per_AdiSoyadi, Mus_AdiSoyadi gibi. Bu arada özellikle Türkçe karakterlerin kullanılmamasına dikkat edilmelidir. Ayrıca bazı özel işaretlerin (%,&, ‘ gibi) veya kısıtlanmış kelimelerin (NOT, END, IN, LIST, vb.) de alan isimlerinde kullanılmamalıdır.
3. Bütün tabloların son dört alanı ; kaydı yaratan kullanıcı, kayıt yaratma tarihi/saati, kayıt güncelleyen kullanıcı ve kayıt güncelleme tarihi/saati bilgilerini içermelidir. Böylece kayıtlara kimlerin ne zaman eriştiği bilgisine sahip olunacaktır.
4. Tablolarda tekrarlayan alanlardan kaçınılmalı ama abartıya kaçınılmamalıdır. Kayıtların ve alanların veritabanı genelinde bir yerde tutulması tavsiye edilmekle beraber bazı durumlarda bazı alanların tekrar etmesi de gerekecektir. Buna işin durumuna ve özelliğine göre karar verilecektir. Veritabanın iyileştirilmesine yönelik çalışmalarda aşırıya kaçınılmaması tavsiye edilir.
5. Tablolar üzerinde kayıt ekleme, kayıt silme, kayıt değiştirme ve sorgulama yapacak olan kullanıcıların belirlenerek bunlara erişim yetkilerinin verilmesi unutulmamalıdır.
6. Veritabanın kullanılacağı yerlerin, ortamların durumuna bağlı olarak bazı değişiklikleri yapmak kaçınılmazdır. B.r WEB uygulamasında yerel kullanıcılar olabileceği gibi yabancı kullanıcılarında olacağı unutulmamalıdır. Onların girebilecekleri alanlar eklenmelidir.
7. Alanların bazılarına mutlaka değer girişinin yapılacağı durumlarda alanları tanımlarken NOT NULL, ilk değerin verilmesi gerek durumlarda DEFAULT deyimleri kullanılmalıdır.
8. Tablolarda ki Adres alanlarının iki veya üç alanda tutulması tavsiye edilir. Böylece ekran veya yazıcı üzerinde adreslerin gösterilmesinde sorunlar (uygun olmayan yerden kesmek gibi) yaşanmaz. Aynı şekilde telefon veya fax numaralarının başındaki kodlamalarında ayrı alanda tutulması ileride olabilecek sorunlara karşı bir önlem niteliğindedir.
9. Alanların veri tiplerinin belirlenmesinde (Sayısal, alfasayısal, tarih vb.) dikkat edilmeli ve doğru seçimlerde bulunulmalıdır. İçeriklere bağlı olarak sayı tiplerinde genişlikten (LONG INTEGER, INTEGER veya DECIMAL) dolayı sorunlar yaşanmamalıdır.
10. Bazı durumlarda kullanılmak üzere tablolarda SILINMIS ve/veya GECERSIZ işaretlerin konulacağı alanlar olmalıdır. Örnek olarak bazı muhasebe hesaplarının geçici olarak kapatılması veya bazı stokların geçersiz hale getirilmesi durumlarında bu alanlar kullanılmalıdır.
11. Alan isimlendirilmesinde aşırıya kaçınılmamalıdır. Unutulmamalı ki bu alan isimleri programlama sırasında programcılar tarafından kullanılacaktır.
Tablolara erişim yöntemlerinin belirlenmesinde ki hususlar,
1. Tablolara hızlı erişim için kullanılan INDEX dosyalarının ne fazla ne eksik olması gerekir. Bunun için hangi tabloya nasıl erişileceği belirlenmeli, erişim sırasında ne kadar bilginin kullanılacağı önceden belirlenmelidir.
2. Bir tabloya ait ne kadar fazla index dosyası varsa, kayıt ekleme, değiştirme ve silme işlemlerinde ki performansta o kadar düşük olur.
3. Kayıt sayısı az olan tablolara index kurmaya gerek yoktur.
4. Tablolara bağlantılarda FOREIGN KEY kullanılması bilginin doğruluğu ve düzgünlüğü için mutlak şarttır. Bütün index dosyalarda tekrar etmeyen (unique) alanlar kullanılmalıdır.
5. Kullanıcıların veya programcıların tablolara erişimlerini kolaylaştıracak alanlardan indexlerin oluşturulmasına dikkat ediniz. Örneğin 20 karakterlik bir numara üzerinden index oluşturulursa kullanıcının bu 20 karakteri doğru bir şekilde girmesi halinde index kullanılacağı unutulmamalıdır.
Veritabanın entegre bir şekilde çalışması,
1. İş kurallarına ve işin gelişimine kolaylıkla uyum sağlayabilecek tablolar ve alanların kullanılmasına önem verilmelidir.İşin bir bölümünün değişmesi, yenilenmesi durumda bütün tablolarda veya ilgili alanların çoğunda değişikliğe gidilmemesi gerekir.
2. Veritabanı üzerinde kaç yıllık bilgilerin tutulacağı önceden belirlenmelidir. Orta vadeli (beş yıllık) veya uzun vadeli (10 yıllık) sürelerde bilgilerin başka yerlere taşınıp orada tutulması ve gerektiğinde erişilmesi yöntemleri başlangıçta uygulanmalıdır.
3. Tablolara girilen kayıtların amaçlara doğru olarak hizmet edecek şekilde olmasına dikkat edilmeli ve gereksiz, kullanılmayan kayıtlar tablolardan temizlenmelidir. Bu işlemler veritabanı bazında belli periyotlarda uygulanmalıdır.
4. Veritabanı üzerinde çalışacak fonksiyonlar ve/veya procedurler belirlenerek bunların tek bir yerde toplanmasına uyulmalıdır.
5. Veritabanın yedeklerinin alınması ve gerektiğinde geri dönüşler için izlenecek yollar önceden belirli olmalıdır.
Unutulmaması gerekenler,
Projenin her aşaması, kağıt üzerinde, yazılı bir biçimde tutulmalıdır. Değişiklikler, ilaveler tarih bazında, version numaralandırılmasına gidilerek takip edilmelidir. Bunların nedenleri, nasılları ve kimler tarafından istendiği ve kimler tarafından yapıldığı kayıt altına alınmalıdır.
Her uygulama, her seferinde , gerektiğinde değişik kişiler tarafından test edilmelidir.
Veritabanına bir bütün olarak bakılmalı ve gerektiğinde bölümlere ayrılarak analiz edilmelidir. Bu analizler sırasında yardımcı araçlardan, bilgilerden yararlanılmalıdır.
Ø Veritabanının oluşturmadan önce yapılması gerekenler,
Ø Tabloların, alanların yaratılması ve kullanılmasında dikkat edilecekler,
Ø Tablolara erişim yöntemlerinin belirlenmesinde ki hususlar,
Ø Veritabanın entegre bir şekilde çalışması,
Ø Unutulmaması gerekenler,
Veritabanının oluşturmadan önce yapılması gerekenler,
1. Kurulacak veritabanın hangi amaca hizmet edeceği önceden kesinlikle bilinmelidir. Bilgisayarlar kullanılarak elle yapılan işleri daha hızlı ve daha doğru bir biçimde yapılması amaç olduğuna göre mevcut düzenin çok iyi analiz edilmesi gereklidir. Yapılan işleri yerinde görerek, yapan kişilerle konuşarak gerekli tüm dökümanları toplayarak, işlerin sırasını, önemini, önceliğini belirleyerek sahada çalışma yapılmalıdır.
2. Veritabanını oluşturacak olan nesneleri, detaya girmeden kullanım yeri, amaçlarına göre standart isimlendirilmelidir. Nesnelerin önüne veya sonuna belirleyici tanımlamalar koymak sonrasında inceleme ve geliştirmede yarar sağlayacaktır. Stok’la ilgili nesnelerin STK_, Personel ile ilgili olanların PER_ ile başlaması gibi veya parametre dosyalarına _PAR ekinin konulması. Bunun nesneler içinde kullanılacak olan alan isimlerinde de yapılması tavsiye edilir. Formların FRM, Query’lerin QRY, Reportların RPT ile başlaması bir bütünü anlamakta kolaylık sağlayacaktır.
3. Yaratılacak olan veritabanın ömrünün ne kadar olacağı belirlenmeli ve 2000 yılı örneğinde olduğu gibi sorun yaratacak kısıtlamalardan kaçınılmalıdır. Bugünün sorunlarına çözüm getirilmesine yönelik olarak hazırlanan çözümün gelecek zamanların ihtiyaçlarına da cevap verebilecek durumda olması kesinlikle gözden kaçırılmamalıdır.
4. Veritabanını oluşturan tabloların ve/veya alanların birbiriyle olan ilişkilerini gösterecek, gerektiğinde kontrol edilmesini sağlayacak data modelleme araçlarından yararlanılmalıdır.
5. Veritabanı kurulması sırasında ki tüm aşamalarda toplanan tüm bilgi kesinlikle kağıt üzerinde tutulmalıdır. Projenin her bölümünde oluşan sonuçlar, aksaklıklar yazılı hale getirilmelidir.
6. Oluşturulan veritabanının fiziksel uygulamaya geçilmeden önce mantık olarak kağıt üzerinde (hayal gücünüzü de kullanarak) test edilmeli, çalıştırılmalıdır.
7. Veritabanını oluşturan tabloların ve alanların belirlenmesinde girilecek olan bilgiler kadar istenen bilgilerin de ne olacağının önceden bilinmesi önemlidir. Bu amaçla hangi ekranların, hangi raporların kullanılması gerektiği iyice araştırılmalıdır. Özellikle kullanıcıların elle tutmuş oldukları dosyaları hazırlamış oldukları raporlar toplanmalı ve veritabanında ki tablo ve alanların bunları verebilecek şekilde düzenlenmiş olduğundan emin olunmalıdır.
8. Veritabanında tutulacak olan bilgilere erişim zamanlarının veya sıklıklarının ne olacağı önceden bilinmelidir. Hangi bilgiye sürekli erişilecek, haftalık veya aylık raporlarda ne olacak ? bu tür soruların önceden cevaplandırılmış olması hem veritabanının hem de programların kullanıcı ihtiyaçlarına cevap verecek şekilde hazırlanmasında yarar sağlayacaktır.
9. Tüm bu işlemler sırasında, belli dönemlerde ve uygulamaya geçilmeden önce kullanıcılarla bilgi alışverişinde bulunulmalı ve sonuçlar paylaşılmalıdır. Unutulmamalıdır ki kullanıcıların projeye dahil edilmediği, alınmadığı, sonuçların paylaşılmadığı durumlarda bir karşı konulmayla karşılaşılacaktır.Bunun da sonucu yapılan her türlü uygulamalar başarısız olarak nitelendirilecektir.
Tabloların, alanların yaratılması ve kullanılmasında dikkat edilecekler,
1. Her zaman yaratılmakta olan tabloların, alanların değişebileceği unutulmamalıdır. Bundan dolayı tasarım sırasında ki tüm değişikliklerin nedenleri, ne içinleri yazılı bir biçimde kayıt altında tutulmalıdır.
2. Tablo isimleri ve tablo içindeki alan isimleri açıklayıcı ve belirleyici olmalıdır. Birden fazla tabloda yer alacak olan alanlar varsa bunlar bütün tablolarda aynı isimlerle kullanılmalıdır. Örneğin stok_no alanı bütün stok tablolarında ep aynı isimle yer almalıdır. Alan isimlerinin öncesi veya sonrasında takılar takılması alan isimlerinin anlaşılmasında kolaylık sağlayacaktır. Per_AdiSoyadi, Mus_AdiSoyadi gibi. Bu arada özellikle Türkçe karakterlerin kullanılmamasına dikkat edilmelidir. Ayrıca bazı özel işaretlerin (%,&, ‘ gibi) veya kısıtlanmış kelimelerin (NOT, END, IN, LIST, vb.) de alan isimlerinde kullanılmamalıdır.
3. Bütün tabloların son dört alanı ; kaydı yaratan kullanıcı, kayıt yaratma tarihi/saati, kayıt güncelleyen kullanıcı ve kayıt güncelleme tarihi/saati bilgilerini içermelidir. Böylece kayıtlara kimlerin ne zaman eriştiği bilgisine sahip olunacaktır.
4. Tablolarda tekrarlayan alanlardan kaçınılmalı ama abartıya kaçınılmamalıdır. Kayıtların ve alanların veritabanı genelinde bir yerde tutulması tavsiye edilmekle beraber bazı durumlarda bazı alanların tekrar etmesi de gerekecektir. Buna işin durumuna ve özelliğine göre karar verilecektir. Veritabanın iyileştirilmesine yönelik çalışmalarda aşırıya kaçınılmaması tavsiye edilir.
5. Tablolar üzerinde kayıt ekleme, kayıt silme, kayıt değiştirme ve sorgulama yapacak olan kullanıcıların belirlenerek bunlara erişim yetkilerinin verilmesi unutulmamalıdır.
6. Veritabanın kullanılacağı yerlerin, ortamların durumuna bağlı olarak bazı değişiklikleri yapmak kaçınılmazdır. B.r WEB uygulamasında yerel kullanıcılar olabileceği gibi yabancı kullanıcılarında olacağı unutulmamalıdır. Onların girebilecekleri alanlar eklenmelidir.
7. Alanların bazılarına mutlaka değer girişinin yapılacağı durumlarda alanları tanımlarken NOT NULL, ilk değerin verilmesi gerek durumlarda DEFAULT deyimleri kullanılmalıdır.
8. Tablolarda ki Adres alanlarının iki veya üç alanda tutulması tavsiye edilir. Böylece ekran veya yazıcı üzerinde adreslerin gösterilmesinde sorunlar (uygun olmayan yerden kesmek gibi) yaşanmaz. Aynı şekilde telefon veya fax numaralarının başındaki kodlamalarında ayrı alanda tutulması ileride olabilecek sorunlara karşı bir önlem niteliğindedir.
9. Alanların veri tiplerinin belirlenmesinde (Sayısal, alfasayısal, tarih vb.) dikkat edilmeli ve doğru seçimlerde bulunulmalıdır. İçeriklere bağlı olarak sayı tiplerinde genişlikten (LONG INTEGER, INTEGER veya DECIMAL) dolayı sorunlar yaşanmamalıdır.
10. Bazı durumlarda kullanılmak üzere tablolarda SILINMIS ve/veya GECERSIZ işaretlerin konulacağı alanlar olmalıdır. Örnek olarak bazı muhasebe hesaplarının geçici olarak kapatılması veya bazı stokların geçersiz hale getirilmesi durumlarında bu alanlar kullanılmalıdır.
11. Alan isimlendirilmesinde aşırıya kaçınılmamalıdır. Unutulmamalı ki bu alan isimleri programlama sırasında programcılar tarafından kullanılacaktır.
Tablolara erişim yöntemlerinin belirlenmesinde ki hususlar,
1. Tablolara hızlı erişim için kullanılan INDEX dosyalarının ne fazla ne eksik olması gerekir. Bunun için hangi tabloya nasıl erişileceği belirlenmeli, erişim sırasında ne kadar bilginin kullanılacağı önceden belirlenmelidir.
2. Bir tabloya ait ne kadar fazla index dosyası varsa, kayıt ekleme, değiştirme ve silme işlemlerinde ki performansta o kadar düşük olur.
3. Kayıt sayısı az olan tablolara index kurmaya gerek yoktur.
4. Tablolara bağlantılarda FOREIGN KEY kullanılması bilginin doğruluğu ve düzgünlüğü için mutlak şarttır. Bütün index dosyalarda tekrar etmeyen (unique) alanlar kullanılmalıdır.
5. Kullanıcıların veya programcıların tablolara erişimlerini kolaylaştıracak alanlardan indexlerin oluşturulmasına dikkat ediniz. Örneğin 20 karakterlik bir numara üzerinden index oluşturulursa kullanıcının bu 20 karakteri doğru bir şekilde girmesi halinde index kullanılacağı unutulmamalıdır.
Veritabanın entegre bir şekilde çalışması,
1. İş kurallarına ve işin gelişimine kolaylıkla uyum sağlayabilecek tablolar ve alanların kullanılmasına önem verilmelidir.İşin bir bölümünün değişmesi, yenilenmesi durumda bütün tablolarda veya ilgili alanların çoğunda değişikliğe gidilmemesi gerekir.
2. Veritabanı üzerinde kaç yıllık bilgilerin tutulacağı önceden belirlenmelidir. Orta vadeli (beş yıllık) veya uzun vadeli (10 yıllık) sürelerde bilgilerin başka yerlere taşınıp orada tutulması ve gerektiğinde erişilmesi yöntemleri başlangıçta uygulanmalıdır.
3. Tablolara girilen kayıtların amaçlara doğru olarak hizmet edecek şekilde olmasına dikkat edilmeli ve gereksiz, kullanılmayan kayıtlar tablolardan temizlenmelidir. Bu işlemler veritabanı bazında belli periyotlarda uygulanmalıdır.
4. Veritabanı üzerinde çalışacak fonksiyonlar ve/veya procedurler belirlenerek bunların tek bir yerde toplanmasına uyulmalıdır.
5. Veritabanın yedeklerinin alınması ve gerektiğinde geri dönüşler için izlenecek yollar önceden belirli olmalıdır.
Unutulmaması gerekenler,
Projenin her aşaması, kağıt üzerinde, yazılı bir biçimde tutulmalıdır. Değişiklikler, ilaveler tarih bazında, version numaralandırılmasına gidilerek takip edilmelidir. Bunların nedenleri, nasılları ve kimler tarafından istendiği ve kimler tarafından yapıldığı kayıt altına alınmalıdır.
Her uygulama, her seferinde , gerektiğinde değişik kişiler tarafından test edilmelidir.
Veritabanına bir bütün olarak bakılmalı ve gerektiğinde bölümlere ayrılarak analiz edilmelidir. Bu analizler sırasında yardımcı araçlardan, bilgilerden yararlanılmalıdır.
